Чек-лист гибридного мероприятия

1

Новая реальность диктует другие тренды: раньше у гибридных мероприятий не было такой популярности, но сегодня это единственно возможный вариант.

 

Что такое гибридный event? 

 

Это сочетание двух аудиторий — офлайн-участников, которые физически присутствуют на площадке, и онлайн- посетителей, принимающих  в нем участие в удаленном формате. 

 

У event-организаторов непростая задача: нужно позаботиться о том, чтобы всем было комфортно. Успеть проявить внимательность к обеим аудиториям, а также контролировать течение самого мероприятия. Поэтому не помешает следовать определенному чек-листу, чтобы ничего не упустить.

 

План

 

Распишите подробный план. Тщательная подготовка сбережет нервы в будущем: если перед глазами есть список технических ресурсов, контакты спикеров, тайминг всего дня и прочие важные аспекты event-организации, проще добиться ожидаемых итогов мероприятия. 

 

Доступ к онлайн-ресурсам

 

Нужно провести заранее цикл из рассылок и постов о том, что участники event-события в любом формате обладают одними и теми же правами. Независимо от того, что выберет, каждый посетитель должен иметь возможность прослушать выступления спикеров, задать им вопросы, обсудить тему с другими. Задача event-организаторов в том, чтобы обеспечить всем функциональный онлайн-доступ. Не забываем, что онлайн-участники могут являться пользователями разных операционных систем, как Android, так и iOS.

 

Тестирование оборудования

 

До начала мероприятия проведите тестирование оборудования, а также интернет-соединение, скорость передачи данных и звук. Если готовится что-то очень масштабное, то не будет лишним провести тест два раза — один за день до начала, а второй, контрольный, за пару часов. Это очень важно, так как было немало факапов, когда концепция продумана, спикеры топовые, гостей собралось прилично, но слабый звук и помехи испортили все впечатление от мероприятия. Очень часто забывают проверить скорость интернета, от которой зависит качество аудио- и видеотрансляции: часто на площадке уже есть свой провайдер, поэтому при выборе места проведения этот момент тоже нужно учитывать.

 

Спикеры  

 

При найме спикеров, которые привыкли выступать перед публикой, уточните, как они ощущают себя перед видеокамерой. Возможно, им понадобится пройти тренинг, чтобы комфортно чувствовать себя во время выступления. 

 

При работе со спикерами обязательно:

  • ознакомьтесь с полной версией их спича
  • напомните, что необходимо обращаться к онлайн-аудитории
  • предупредите, что лучше заранее подготовиться к вопросам
  • возьмите ВСЕ контакты спикера, чтобы не искать его везде в панике, если
  • произойдет какой-либо форс-мажор (отменится мероприятие, сдвинется тайминг)

Модерация и ведение аудиторий 

 

Пока идет трансляция, поддерживайте интерес онлайн-аудитории, дайте понять, что они вовлечены в общий поток, хоть и не присутствуют очно. Правильным решением будет нанять модератора ( лучше на каждый формат по одному), поддерживающего связь между пользователями и спикерами.

 

Несколько приемов для удержания внимания:

  • предложите обсуждать проблему/тему в общем чате
  • призывайте задавать вопросы
  • разнообразьте контент вставками интервью со спикерами и офлайн-участниками, дискуссиями и другими элементами —  как в ток-шоу
  • проводите конкурсы для онлайн-посетителей
  • отвечайте на вопросы участников оперативно.

Кейтеринг

 

Даже если ваше событие длится всего пару часов, не помешает перерыв на кофе. Известный факт: люди  с большим позитивом вспоминают те eventы, на которых их угощали чем-либо вкусным или оригинальным. Онлайн-аудитории предложите воспользоваться скидкой от партнера и заказать еду на дом.

 

Финал

 

Когда будут подводиться итоги, пусть модератор расскажет, какие материалы доступны всем участникам и где их найти (видеозапись трансляции, спецпредложения от спонсоров мероприятия и т.п.). Не ждите, что все удаленные участники будут постоянно активны:большинство проведут онлайн пару часов, и это вполне адекватный результат. 

 

Не забудьте собрать обратную связь о прошедшем мероприятии, чтобы в следующий раз учесть все минусы и превратить их в плюсы. Уверены, что если следовать пунктам нашего чек-листа, все пройдет идеально.

Другие публикации

Top

ВМЕСТЕ! за 69 секунд